Vorgehensweise
Im ersten Schritt werden Ziele definiert. Ein Beispiel für eine Zielformulierung wäre z.B., ein kybernetisches Modell zu entwerfen, um mögliche Diskontinuitäten frühzeitig zu erkennen und deren komplexes Zustandekommen zu verstehen.
Im nächsten Schritt müssen die Einflussfaktoren und die Beziehungen zwischen den Einflussfaktoren gefunden werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die wesentlichen Faktoren aus den für das Unternehmen wichtigen Bereichen gesammelt werden. Dies sollten in der Regel nicht mehr als 60-80 Faktoren sein, die durchaus auf 20 bis 40 Faktoren reduziert bzw. verdichtet werden können.
Dies geschieht in Workshops (Arbeitsgruppen). Bei dem Aufbau der Workshops werden kybernetische Kommunikationsstrukturen aufgebaut, so, das effektiver Wissensfluss in kürzester Zeit und mit Gruppengrößen bis zu 30 Personen realisiert wird.
Dabei werden u.a. die Faktoren und deren Beziehungen untereinander erfasst. Hierbei können sich durch die unterschiedlichen Sichtweisen der Abteilungen unterschiedliche Meinungen und Konflikte ergeben. Diese sind aufzulösen oder durch verschiedene gleichberechtigte Modelle und Struktursynergien darzustellen. Wenn dies nicht möglich ist, entstehen ernsthafte Zielkonflikte. Dies kann ein Indikator oder sogar Ursache für unscharf formulierte Visionen, Ziele, Strategien oder für Inkompatibilitäten im Management sein.
Daneben sind aber auch alternative Modelle möglich, die zur Reflektion der jeweiligen Wirklichkeit dienen und später zu einem Umdenken führen, wenn das Gesamtmodell nicht Einzelerwartungen erfüllt. Dabei ist auch an geeigneter Stelle eine Systemabgrenzung vorzunehmen, da man Gefahr laufen kann, zu versuchen, die Gesamtkomplexität der ‟ganzen Welt‟ zu integrieren.
Anschließend werden auf Basis der in den Workshops ermittelten Faktoren und Beziehungen Modelle entworfen, analysiert und bewertet und ggf. Szenarien simuliert. Aus den resultierenden Ergebnissen können strategische Entscheidungen getroffen und die Maßnahmen definiert werden.
Die umgesetzten Maßnahmen werden mit den Modellergebnissen verglichen und überwacht, so dass zwischen praktischen Erfahrungen und Wirklichkeitsabbildung (Modell) ein rückgekoppelter Managementprozess entsteht, der eine praxisnahe Modellbildung gewährleistet. Rückgekoppelt deshalb, weil ein Modell lediglich eine Zeitraumbetrachtung darstellt. Im Laufe eines Vorgehens können sich neue Strukturen bilden oder bestehende Strukturen verändern.
Durch einen solchen Prozesskreislauf wird sichergestellt, dass Entscheidungen stets auf Basis aktueller Strukturen bzw. Modellabbildungen getroffen werden.